Intranet i øjenhøjde

–Tre principper, der får medarbejderne med på intranettet.

Der bruges mange penge på at udvikle og vedligeholde intranet rundt om i danske virksomheder. Det er desværre ikke altid, at investeringerne giver det forventede afkast.

Hos Kraftvaerk følger vi tre principper, når vi designer og redesigner intranet for vores kunder. Tre principper der tager udgangspunkt i, at et godt intranet ikke bare forudsætter god teknologi og brugervenlighed, men også kræver en systematisk analyse af virksomhedskulturen. Det langsigtede mål er, at intranettet skal forbedre kommunikationen, arbejdsproccesserne og virksomhedens datahåndtering. Men det er nødvendigt at starte et helt andet sted.

1. princip: Fundamentet skal være i orden

Et hus skal have et fundament, ellers braser det sammen. Det samme gælder for et intranet.

Hos Kraftvaerk anbefaler vi derfor, at virksomheden starter med at fokusere på intranettets fundamentale dele. Fundamentet vil ofte bestå af centrale hverdagsaktiviteter og praktiske oplysninger: telefonbog, opslagstavle, kalender, blanketter og kantinens daglige menu. Disse informationer skal være lettilgængelige, så det bliver en daglig rutine at bruge intranettet.

Ledelsens ønske om mere videndeling er ofte et vigtigt argument for investeringen i et nyt intranet. Forventningen er, at intranettet skal hjælpe medarbejderne til at dele faglig viden og arbejdsprocesser. Men hvis intranettet skal bidrage effektivt til denne videndeling, er man nødt til at tage udgangspunkt i hverdagen på jobbet.

Når medarbejderne og organisationen er fortrolige med brugen af intranettet, kan den fagspecifikke vidensdeling bygges ovenpå, og mere ambitiøse planer kan virkeliggøres.

2. princip: Indholdet skal være relevant

Vi mennesker er så praktisk indrettede, at vi helst beskæftiger os med det, vi oplever som relevant og nærværende. Derfor skal intranettet i første omgang fokusere på, hvad medarbejderne opfatter som relevante redskaber og informationer i dagligdagen.

Hvis medarbejdernes primære behov er at udveksle timeplaner, så de let kan bytte vagter, så bør denne funktion være et centralt element. Et andet behov der ofte efterspørges, er mere information fra ledelsen om virksomhedens udvikling. Her er det vigtigt at fokusere på, at ledelsens nyheder er reelle og gerne forpligtende. Det kan være informationer om salgstal, målsætninger eller lignende.

3. princip: Intranettet skal integreres i brugernes kultur

Et tredje vigtigt princip er, at intranettet skal afspejle og udtrykke medarbejderkulturen. Intranettet må ikke komme til at fremstå som et fremmedelement for medarbejderne.

De, der sidder med informationen, skal derfor så vidt muligt også være dem, der bringer informationen på intranettet og har ansvaret for at vedligeholde den. Det skal være den enkelte medarbejder selv, der indtaster og uploader sit nye telefonnummer.

Det er også vigtigt at kommunikationen afspejler virksomhedens værdier og virkelighed. Sprogtonen og stilen kan være afgørende for, om medarbejderne føler sig hjemme på intranettet – og da sprogtonen er vidt forskellig, alt efter om man sidder i administrationen eller i en skurvogn, er det vigtigt at være bevidst om, at sproget passer til målgruppen.

Et velfungerende intranet kræver altså mere end teknologisk indsigt. Det kræver viden om brugernes adfærd og virksomhedens kultur. Og denne viden kan af og til være mere eller mindre skjult for medarbejderne og ledelsen, da de selv er en del af virksomhedskulturen. Derfor er det afgørende at have metoder til at synliggøre kulturen og få den effektivt implementeret på intranettet.

Læs også spændende artikel om verdens 10 bedste Intranet i 2009 på: http://www.useit.com/alertbox/intranet_design.html

Kraftvaerks konsulentdirektør, Runar Standal, var projektleder COWI´s Intranet som er vurderet til at være  et af verdens 10 bedste Intranet i artiklen.

Vil du vide mere?

Kontakt os i København på 70 22 64 80 eller i Århus på 70 22 64 70, hvis du vil høre mere om, hvordan vi arbejder med intranet.