Amagerforbrænding Medarbejderportal 2.0

Baggrund

Amagerforbrænding er et fælleskommunalt selskab ejet af kommunerne Dragør, Frederiksberg, Hvidovre, København og Tårnby. Amagerforbrænding behandler affald fra over en halv million husstande samt 35.000 virksomheder og institutioner i området. Af affaldet produceres el og varme til 130.000 husstande. Samtidig behandler Amagerforbrænding særligt miljøfarligt affald og driver i alt ni genbrugspladser

Amagerforbrænding havde et intranet som havde eksisteret i godt et års tid, men medarbejderportalen levede ikke op til de forventninger, ledelsen oprindeligt havde haft. De fleste medarbejdere syntes, at det var svært at finde relevante informationer. Mange medarbejdere anvendte ikke portalen, og nogle afdelinger havde sågar udviklet deres egne sub-systemer.

Glemte de simple ting

Som virksomhed er Amagerforbrænding kendetegnet ved at have mange forskellige ansatte, som arbejder på skift døgnet rundt, og som er spredt på 10 arbejdssteder i hovedstadsområdet. Ledelsen ser intranettet som en vigtigt redskab til at binde virksomheden sammen både kulturelt og omkring konkrete arbejdsprocesser.

For at komme til bunds i årsagerne til intranettets manglende succes bad ledelsen hos Amagerforbrænding Kraftvaerk om at undersøge medarbejdernes behov og ønsker til portalen. Resultaterne pegede bl.a. på, at medarbejderne ikke følte, at deres egen dagligdag blev afspejlet godt nok i portalens struktur og indhold:

– I virkeligheden var problemet nok, at vi havde haft som mål at skabe videndeling på et højt plan, men havde glemt at fokusere på de mere simple ting, som ville gøre portalen relevant og populær blandt medarbejderne. Vi havde med andre ord behov for en ”restart” af portalen, hvor vi mødte medarbejderne i øjenhøjde, fortæller Niels Johansen, der er IT-chef hos Amagerforbrænding og er teknisk ansvarlig for intranettet.

Løsning

Den teknologiske platform – Microsoft SharePoint Portal Server – lå fast, men Kraftvaerk udviklede en plan for en re-strukturering af indholdet, hvor analysen af virksomhedens organisation og medarbejdernes konkrete behov var i centrum.

Der blev endvidere gennemført en disciplineret oprydning i gamle dokumenter, og informationer som arbejdsplaner, teknisk dokumentation og daglige nyheder om driften blev gjort mere tilgængelige.

Den stærke virksomhedskultur og medarbejdernes sociale liv omkring arbejdspladsen fik samtidig en fremtrædende plads på portalen. Derfor finder man i dag på portalens forside forskellige nyheder og informationer af social karakter, såsom jubilæer og fødselsdage. Et centralt element på forsiden er desuden en fælles kalender, hvor man altid kan følge med i, hvad der sker på Amagerforbrænding.

Involvering og undervisning

Vejen til flere brugere viste sig blandt andet at være gemt i det kulinariske hjørne. For at puste nyt liv i portalen udviklede Kraftvaerk funktionen ”Dagens menu”. Ideen var at gøre besøg på portalen til en daglig rutine for samtlige ansatte. Her var det muligt, på en helt enkel måde, at demonstrere det nye kommunikationsværktøjs relevans i medarbejdernes dagligdag.

Netop ”Dagens Menu” er et eksempel på medarbejdernes involvering i produktionen af indhold til intranettet. Det er kantinens personale, som selv ejer opgaven med at opdatere menu-planerne på portalen.

– Vi vidste fra undersøgelserne, at mange medarbejdere følte sig fremmede overfor teknologien. Derfor bad vi Kraftvaerk om at gennemføre obligatoriske kurser for samtlige medarbejdere, som i forlængelse af kurserne fik uindskrænkede rettigheder til de dokumenter, de selv har lagt på portalen, siger Niels Johansen.

Den høje grad af involvering af medarbejderne har givet et stort engagement og en følelse af ejerskab. Det er et ejerskab, som Amagerforbrænding håber kan være med til at udvikle portalen yderligere.

Resultat

Over en periode på ni måneder arbejdede Amagerforbrændings ledelse og projektledere tæt sammen med Kraftvaerk omkring alle faser af redesignet af portalen.

Udover identificering af brugernes behov gennem kvalitative interviews, stod Kraftvaerk for restrukturering af indhold samt redesign af bl.a. navigation og grafik. Kraftvaerks udviklere programmerede desuden særlige tillægsfunktioner til SharePoint, når standardsoftwaren viste sig utilstrækkelig, ligesom de assisterede i forbindelse med migrering og implementering af den endelige løsning. Projektet blev afsluttet med en række medarbejderkurser.

– Vi har oplevet et stort engagement, en høj kompetence og vilje til at få projektet gennemført fra Kraftvaerks side. Når de siger, at de gør det, så gør de det – om de så skal tage aftenerne til hjælp. Desuden har det været en stor fordel, at vi gennem alle ni måneder har arbejdet tæt sammen med de samme konsulenter fra Kraftvaerk, som har styret projektet målrettet. Det betyder, at vi har mødt en meget høj forståelse af vores virksomhed, og at alle har kunnet arbejde sammen som et team, slutter Niels Johansen.